Poste pourvu – OFFICE MANAGER H/F

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HAPIK ETIKA recherche pour son client PI-Architectures, un
OFFICE MANAGER H/F

OFFICE MANAGER H/F Saint Jacut de la Mer

Rattaché(e) à la fondatrice de PI- Architectures, vous participerez aux tâches de gestion administrative et comptable, de préparation et de suivi des chantiers et aux relations avec les clients, les fournisseurs et le personnel.

 

VOS MISSIONS :

Au sein d’un structure à taille humaine, vous intervenez sur des missions variées, nécessitant une réelle polyvalence :

PARTIE SECRÉTARIAT

  • Accueil physique et téléphonique
  • Prise de rendez-vous, recueil des premières informations concernant le projet et le client
  • Correspondance papier, e-mail
  • Classement informatique et physique de documents divers : contrat d’architecte, compte rendu de réunion de chantier, etc….
  • Gestion des fournitures et consommables

 

PARTIE COMPTABILITÉ

  • Etablir les chèques et virements (salaires, fournisseurs…)
  • Transmission et classement de notes d’honoraires
  • Remise de chèque et envoi à la banque
  • Suivi des factures et règlements pour le comptable
  • Déclarations mensuelles de TVA
  • Gestion (saisie et règlement) des notes de frais

 

PARTIE SPÉCIFIQUE ARCHITECTURE

  • Etablissement des marchés de travaux client/entreprise à partir du logiciel métier, organiser les procédures de signature électronique ou réunions pour signature ou transmission par courrier
  • Edition et mise en forme des documents suivants : Acte d’engagement, ordre de service, CCAP, CCTP, planning, récupération des documents en provenance des entreprises : devis, attestations d’assurance, RIB…
  • Etablissement des propositions de paiement à partir du logiciel métier BIM
  • Etablissement / mise en forme des décomptes généraux définitifs en fin de chantier
  • Etablissement des procès-verbaux de réception de chantier
  • Organisation des RDV de réception de chantier avec les entreprises en fonction de l’emploi du temps du chargé de travaux

 

PARTIE COMMUNICATION

  • Mise à jour du site Internet en lien avec le Webmaster et le photographe
  • Pilotage de la communication sur les réseaux sociaux
  • Pilotage des échanges avec les fournisseurs dans ces domaines : webdesigner, imprimeurs, graphistes…

 

PROFIL RECHERCHÉ:

Vous êtes reconnu(e) pour votre autonomie, votre sens de l’organisation et du service client.
Enthousiaste, vous avez le goût du travail en équipe. Vous aimez passer d’une tâche à l’autre et votre
intelligence de situation vous rend à l’aise pour gérer les priorités.
Vous avez une parfaite maîtrise des outils bureautiques, et vous sentez très à l’aise avec les outils
numériques. Une connaissance du logiciel BIM serait un plus mais dans le cas contraire une
formation vous sera dispensée pour une parfaite prise en main de cet outil.

PI-Architectures compte maintenant 3 agences sur les département des Côtes d’Armor et d’Ille et
Vilaine. N’hésitez pas à consulter leur site www.pi-architectures.fr.

 

CONDITIONS & PACKAGE DE RÉMUNÉRATION

CDI
Temps plein 39h ou 35h
Prise de poste idéalement septembre 2022
Rémunération selon profil
Participation et intéressement